Die Microsoft Office-Suite besteht aus zwei der am häufigsten verwendeten Programme der Welt, die in gewisser Hinsicht sehr ähnlich sind: Access und Excel .
Excel ist zunächst oberflächlicher, benutzerfreundlicher und unmittelbarer. Eine Tabelle muss mit Zahlen oder Werten gefüllt werden, die automatisch berücksichtigt werden können.
Der Zugriff ist zu Beginn komplexer, auch wenn er nach dem Verständnis der Grundlagen die Möglichkeit bietet, eine Maske, dh eine anpassbare grafische Oberfläche, zu erstellen, um die Werte in die Zellen einzufügen, was wesentlich komfortabler und benutzerfreundlicher wird.
Beide sind Arbeits- und Studienprogramme für das Datenmanagement, und man könnte sich fragen, welches der beiden besser ist und für welche Bedürfnisse es besser ist, eines dem anderen vorzuziehen.
Kurz gesagt, Excel ist ein Datenanalysewerkzeug für mathematische Berechnungen und statistische Vergleiche, das auch in Form von einfach zu teilenden Diagrammen dargestellt werden kann.
Access hingegen ist ein Datenverwaltungsprogramm, ein realer Datenbankmanager, der von mehreren Benutzern gleichzeitig verwendet werden kann. Er ist nützlich, um Werte zu filtern, strukturiert anzuzeigen und bestimmte Vorgänge und Ereignisse zu automatisieren.
Excel zeichnet sich durch die Analyse numerischer Daten aus .
Die Lernkurve für die Verwendung von Excel ist recht kurz und Sie lernen bereits, einige grundlegende Funktionen wie Pivot-Tabellen zu verwenden, mit denen Sie sofort viele Vorgänge ausführen können.
Die neuesten Versionen sind dann voll mit vorgefertigten Modellen, die nur noch fertiggestellt werden müssen.
Excel ist ein hervorragendes Tool, wenn zwei oder drei Tabellenkalkulationen verwendet werden sollen. Stattdessen wird es unangenehmer, wenn die Datenbankgröße zunimmt.
Das Verwalten einer Excel-Tabelle mit Tausenden, wenn nicht Zehntausenden von Einträgen wird wirklich schwieriger, und mit der Entwicklung der Daten besteht das Risiko von Fehlern beim Aktualisieren von Formeln, Diagrammen und Makros.
In anderen Artikeln, die wir über Excel gesehen haben:
- Verwendung von Excel-Tabellen
- 4 Vorgänge, die bei der Arbeit mit Word und Excel ausgeführt werden müssen
- Beste Excel-Vorlagen zum kostenlosen Download für finanzielle und kommerzielle Operationen .
Im Vergleich zu Excel, das sich auf numerische Daten und Sequenzen konzentriert, ist Access eine echte digitale Archivierungslösung für Informationen, die innerhalb des Programms mehrmals abgerufen werden können.
Die Lernkurve für Access ist länger, in dem Sinne, dass Sie, um es zu verwenden, mindestens die Grundlagen studieren und seine Terminologie verstehen müssen.
Der vielleicht größte Unterschied zwischen Access und Excel ist die Datenaufbewahrungsmethode.
Der Zugriff kann jederzeit bearbeitet werden, und Sie können zusätzliche Informationen hinzufügen, Daten bearbeiten, entfernen oder filtern, ohne dass dies Auswirkungen auf Formeln und Tabellen hat.
Wenn Sie jedoch ein umfangreiches Dataset in Excel verwenden, besteht die Möglichkeit, dass eine kleine Änderung die gesamte Tabelle ruiniert.
Der Zugriff geht einen Schritt weiter als Excel, indem Suchlisten und Validierungsregeln für einzelne Felder auf Tabellenebene verwendet werden.
Die referenzielle Integrität zwischen den Tabellen, dh deren Verknüpfung, wird von Access ständig aufrechterhalten, wodurch die Bedeutung aller Informationen sichergestellt wird.
Die Aggregationen großer Datenbanken sind in Access relativ einfach, sodass Sie einzelne Informationen sofort ohne Pivot-Tabellen filtern können.
Bei Access, das aufgrund seiner anfänglichen Komplexität deutlich weniger verwendet wird als Excel, hatte ich in der Vergangenheit einen vorläufigen Leitfaden geschrieben, der auf Microsft Access basiert, um zu verstehen, wie es funktioniert und wofür es verwendet wird .
Es gibt daher kein besseres oder schlechteres Programm . Beide sind hervorragende Werkzeuge, die je nach Bedarf und zu erledigender und zu wartender Arbeit abwechselnd eingesetzt werden können.
Excel macht es einfach, benutzerdefinierte Ausgaben mit sehr flexiblen Formatierungen und Anmerkungen zu generieren, die Sie überall problemlos hinzufügen können.
Wenn jedoch Daten und Beziehungen im Laufe der Zeit gepflegt werden müssen, können Tabellenkalkulationen sehr einschränkend werden, sodass Access ins Spiel kommt.
Eine hybride Lösung, bei der Daten aus einer Access-Datenbank exportiert oder nach Excel kopiert werden, ist sicherlich die beste.
Die Programme sind miteinander integriert und es ist möglich, Access-Daten sowohl in Excel zu importieren als auch Access mithilfe der bereits vorhandenen Excel-Tabellen zu füllen (siehe Microsoft-Handbuch).
Obwohl Excel keine Datenbank ist, wird es immer noch häufig zum Speichern von Daten verwendet.
Excel ist jedoch eine Datenbank mit einzelnen Dateien und keine relationale Datenbank wie Access, in der die Daten der verschiedenen Tabellen miteinander verknüpft sind und sich je nach bestimmten Ereignissen automatisch ändern.
Wenn sich einfache Tabellen zu mehreren verwandten Datentabellen entwickeln müssen, ist Access die erste Wahl.
Sobald sich die Daten in Access befinden, können Sie mehrere Tabellen hinzufügen und zusammenführen, Abfragen oder Ansichten erstellen, die Datenstruktur und -typen definieren.
Es besteht kein Zweifel, dass Access ein funktionsreiches Produkt ist, obwohl die ersten Auswirkungen entmutigend erscheinen könnten.