Das ordnungsgemäße Verwalten eines E-Mail-Postfachs bedeutet zwei grundlegende Dinge: Löschen und stets Leeren des Abschnitts ungelesener Nachrichten und Organisieren des Posteingangs über Filter und Beschriftungen. Während wir für die Organisation der E-Mails bereits mehrere Anleitungen gesehen haben, darunter die zum Bestellen des Posteingangs mit Filtern und Aliasnamen in Google Mail, sehen wir hier den besten Weg, um den Posteingang schnell zurückzusetzen, ohne unbedingt jede empfangene Nachricht lesen zu müssen in Google Mail und ohne etwas zu löschen.
Der Trick, eingehende E-Mails mit Google Mail immer auf Null zu halten (gilt aber auch für andere Postfächer), besteht darin, die mysteriöse und wenig genutzte Funktion zu verwenden, mit der die E-Mails "archiviert" werden, dh versteckt zu bleiben, ohne sie jedoch zu löschen und zu behalten ungelesene Nachrichten hervorgehoben.
Wenn Sie die Schaltfläche Archivieren für die ausgewählten E-Mail-Nachrichten verwenden, werden diese aus dem Posteingang entfernt .
Archivierte Nachrichten werden jedoch nicht aus Google Mail gelöscht, sondern nur aus dem Ordner der empfangenen Nachrichten.
Die Benachrichtigung über eine Nachricht verschwindet auch dann, wenn diese E-Mail nicht gelesen wurde.
In allen E-Mail-Verwaltungsprogrammen oder -anwendungen wie Google Mail sind E-Mails hauptsächlich in fünf Abschnitte unterteilt:
- Der Posteingang muss alle empfangenen E-Mails enthalten, die wichtig und interessant sind.
- E-Mail gesendet, mit E-Mails an andere gesendet.
- Spam mit E-Mails, die automatisch als unerwünscht eingestuft werden.
- Papierkorb, gelöschte E-Mails
- Archiviert, alle Nachrichten aus dem Posteingang entfernt, aber nicht gelöscht.
Die E- Mail-Nachrichten , die nicht sofort gelesen oder geöffnet werden müssen, aber besser noch aufbewahrt und nicht gelöscht werden, sollten daher in das Archiv verschoben werden .
Die Unterschiede zwischen archivierten und verworfenen E-Mails sind sehr wichtig:
Archivierte E-Mails werden nach einer bestimmten Zeit nicht automatisch gelöscht, wie dies bei in den Papierkorb verschobenen E-Mails der Fall ist. Sie bleiben jedoch in Google Mail, bis sie manuell gelöscht werden.
Archivierte Nachrichten sind auch in allgemeinen Suchvorgängen enthalten, die über die Google Mail-Suchmaschine durchgeführt werden. Dies ist bei Spam oder gelöschten E-Mails nicht der Fall.
Archivierte E-Mails zählen innerhalb des Speicherplatzes von Google Mail, während gelöschte E-Mails im Gegenteil nicht zählen.
Wie oben erwähnt, werden archivierte E-Mails nicht automatisch als gelesen markiert. Wenn Sie eine E-Mail archivieren, ohne sie zu öffnen oder zu lesen, bleibt sie als ungelesen hervorgehoben, auch wenn sie nicht in der Anzahl der zu lesenden E-Mails enthalten ist.
Wo landen die in Google Mail archivierten Nachrichten "> alle Nachrichten ", um alle E- Mail- Posteingänge und alle im Archiv zusammen anzuzeigen.
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, gibt es stattdessen eine Registerkarte Archiv, auf der nur diese durchsucht werden können.
Mit einem Etikett gespeicherte E-Mails werden dann in den verschiedenen Ordnern mit einem Etikett angezeigt, sowohl in den von Google Mail automatisch erstellten als auch in den personalisierten Ordnern.
Nachdem wir nun wissen, wie Sie die Funktion zum Archivieren von Nachrichten verwenden, sehen wir uns an, wie Sie damit die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im Posteingang zurücksetzen .
Um alle ungelesenen Nachrichten, einschließlich der alten, auf einmal zu archivieren, ohne sie zu löschen, können Sie zunächst einen Filter erstellen.
Drücken Sie dann den Abwärtspfeil im Google Mail-Suchfeld, klicken Sie auf die Schaltfläche neben Suchen und geben Sie "ungelesene Nachrichten" ein.
Drücken Sie unten bei dieser Suche auf den Link Filter erstellen, bestätigen Sie die Aktion und wählen Sie im Filterfenster nur das Feld "Posteingang ignorieren (Archiv)" aus.
Bevor Sie auf Filter erstellen klicken, wählen Sie die Option " Filter auch auf vorherige Konversationen anwenden ".
Alle bisher ungelesenen Nachrichten werden daher archiviert und die Nummer mit den zu lesenden E-Mails wird zurückgesetzt.
Öffnen Sie abschließend die Google Mail-Einstellungen, indem Sie oben rechts auf die Zahnradschaltfläche klicken, gehen Sie zum Abschnitt Filter und löschen Sie den neu erstellten Filter (um zu verhindern, dass die nächsten eingehenden Nachrichten automatisch archiviert werden).
Durch das Erstellen von E-Mail-Nachrichtenfiltern kann sichergestellt werden, dass E-Mails von genau definierten Adressen automatisch archiviert werden und auch ungelesen bleiben.
Sie können auch alle gelesenen und ungelesenen Nachrichten archivieren, die vor einem bestimmten Datum eingehen.
Suchen Sie dazu in: Posteingang vor: 31.12.2016 (in diesem Beispiel möchte ich alle vor dem 31. Dezember 2016 eingegangenen Nachrichten archivieren), klicken Sie dann auf Filter für diese Suche erstellen und wählen Sie die Aktion Posteingang ignorieren (Archivieren) ), mit der Option, den Filter auf alle Konversationen anzuwenden.
Wenn Sie in Zukunft eine Nachricht erhalten, die Sie nicht lesen müssen (z. B. eine Benachrichtigung von Facebook, Amazon oder anderen Apps), ohne sie zu löschen, können Sie sie direkt ablegen.
Um eine E-Mail in Google Mail zu archivieren, wählen Sie sie einfach aus der Liste aus und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Archivieren, damit sie aus dem Posteingang verschwindet.
Die Aktion zum Archivieren von Nachrichten kann auf einem PC beschleunigt werden, indem Sie E-Mail auswählen und die E-Taste auf der Tastatur drücken.
In Google Mail für Android können Sie unter Menü> Einstellungen> Allgemeine Einstellungen> Google Mail-Standardaktion Datei (anstelle von Löschen) auswählen.
Streichen Sie auf diese Weise einfach nach links oder rechts, um sie zu archivieren, ohne sie zu löschen.
Auch auf Google Mail für iPhone und iPad können Sie nach Auswahl der Posteingangsnachrichten die Schaltfläche Archivieren verwenden.
Wenn Sie eine Nachricht versehentlich archiviert haben, können Sie sie einfach in Ihren Posteingang zurückgeben, indem Sie sie in der Liste Alle Nachrichten suchen, auswählen und dann mit der Taste in den Posteingang verschieben .
