Wenn der Posteingang zahlreich wird, um wichtige E-Mails von Werbe-, Werbe-, Newsletter- oder Facebook-Benachrichtigungen zu unterscheiden, muss eine bestimmte Organisation eingerichtet werden. Unabhängig davon, welchen E-Mail-Dienst Sie verwenden, besteht einer der grundlegenden Schritte darin, allen Nachrichten Beschriftungen zuzuweisen, um sie nach wichtigen Kategorien zu sammeln.
Wir haben also gesehen, wie E-Mails in Google Mail bestellt werden, indem Filter, Beschriftungen und Aliase erstellt werden, damit Sie Nachrichten automatisch klassifizieren und basierend auf dem Absender, basierend auf dem Betreff oder dem Nachrichtentyp lesen können.
Zusätzlich zu dieser grundlegenden Arbeit können Sie die Verwaltung von E-Mails dank zahlreicher Erweiterungen für Google Mail, die das Erscheinungsbild und die Funktionsweise ändern, noch verbessern.
Unter diesen gibt es eines, das es wirklich wert ist, ein professionelles und kostenloses E-Mail-Klassifizierungssystem zu verwenden (zumindest für den Moment ): Sortd
Sortd kann als Erweiterung für den Google Chrome-Browser installiert werden, indem eine Einladung auf der Website der Anwendung angefordert wird.
Die Einladung kommt sofort an. Geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse an, um den Aktivierungscode zu erhalten.
Nach dem Aktivieren der Erweiterung können Sie der Führung folgen und E-Mails nach personalisierten Kriterien klassifizieren .
Die Google Mail-Oberfläche mit Sortd ist in zwei Abschnitte unterteilt: Neben den Nachrichten befinden sich in der Mitte 4 zunächst leere Spalten, in denen Sie die Nachrichten mit der Maus verschieben können.
Die Standardspalten sind: Dinge zu tun, zu folgen, Liste 1 und Liste 2.
Jeder dieser Namen kann zur leichteren Erkennung geändert werden, indem Sie den Abwärtspfeil neben jeder Überschrift drücken.
Unter jeder Spalte können Sie Aufgaben hinzufügen oder E-Mails verschieben, indem Sie sie als Aufgaben oder Aufgaben klassifizieren.
Jede Nachricht, die unter einer der Spalten hinzugefügt wird, kann als abgeschlossene Aktivität oder als auszuführende Aktivität markiert werden. Sie kann zur leichteren Erkennung mit einer Farbe hervorgehoben, im Titel geändert oder gelöscht werden.
Sie können dann E-Mails neu anordnen und organisieren, neue Elemente manuell hinzufügen, E-Mails in einer einzigen Aktivität gruppieren und neue Listen hinzufügen.
Durch Klicken auf eine E-Mail aus dem Titel auf der linken Seite des Bildschirms wird die ganzseitige Nachricht in der Mitte geöffnet.
Oben rechts sehen Sie mehrere von Sortd hinzugefügte Schaltflächen, darunter die zum Erstellen einer Aktivität zum Speichern und Erinnern und die zum Schlummern, dh zum erneuten Empfangen dieser E-Mail wie in wenigen Stunden oder Tagen.
Wenn Sie stattdessen auf eine E-Mail klicken, die in einer der Sortd-Spalten hinzugefügt wurde, wird die Nachricht mit mehreren anderen Optionen geöffnet, einschließlich der Möglichkeit, Notizen und Erinnerungen mit Benachrichtigung hinzuzufügen .
In der Sortd-Oberfläche werden alle Google Mail-Ordner angezeigt, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Titel des Posteingangs oben links klicken.
Automatische Google Mail-Filter können durch Drücken der Schaltflächen direkt unter dem Suchfeld ausgewählt werden.
Wenn Sie schnell zur klassischen Google Mail-Oberfläche zurückkehren möchten, drücken Sie einfach die rot gefärbte Google Mail-Taste auf der rechten Seite.
Im klassischen Google Mail-Anzeigemodus belegt Sortd nur die rechte Spalte und ermöglicht es Ihnen, Nachrichten durch Ziehen auf die gleiche Weise zu klassifizieren.
Um Sortd effizient zu nutzen und die empfangenen E-Mails zu klassifizieren, können Sie diesem Referenzspiegel folgen:
- Erstellen Sie eine Aufgabe mit dem Titel "Heute" und verschieben Sie jeden Morgen wichtige E-Mails hinein.
- Erstellen Sie auf ähnliche Weise eine Aufgabe mit dem Titel "Später", verschieben Sie die darin wartenden E-Mails und schreiben Sie das Datum, an dem diese Aufgabe bearbeitet werden muss.
Die Aufgabe mit dem Titel "Aufgaben" ist nützlich, um E-Mails mit auszuführenden Aktivitäten ohne Frist zu klassifizieren.
- Die Aufgabe "Abgeschlossen" zum Gruppieren der E-Mails und der hinzugefügten Aktivitäten, die wir als abgeschlossen betrachten können.
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