Einer der häufigsten Schrecken beim Erstellen von Dokumenten mit der Office-Suite ist der Verlust aller bis zu diesem Zeitpunkt geleisteten Arbeit aufgrund eines plötzlichen Stromausfalls oder eines Windows-Fehlers mit einem erzwungenen Neustart. Diese Szenarien treten immer seltener auf, aber wir können die durch das Programmieren von Word, Excel und PowerPoint geleistete Arbeit schützen, um das Dokument automatisch zu speichern, während wir es noch erstellen: Wenn wir auf diese Weise handeln, verlieren wir im schlimmsten Fall nur die letzten Momente vor dem Problem oder Blackout. In diesem Handbuch zeigen wir Ihnen dann, wie Sie das automatische Speichern von Dateien in Word, Excel und PowerPoint aktivieren, um die Arbeit im Büro oder zu Hause immer zu schützen. Wenn dies nicht ausreicht (wir sind dem Risiko einer Dateibeschädigung ausgesetzt), zeigen wir Ihnen auch, wie Sie den Dateiversionsverlauf verwenden, um eine alte Revision der Datei wiederherzustellen, sodass Sie immer an einem guten Punkt neu beginnen können und nicht erneut von vorne beginnen müssen.
LESEN SIE AUCH -> Wiederherstellen beschädigter, beschädigter oder verlorener Word-Dokumente und Excel-Dateien
1) Automatisches Speichern in Office 365
Wenn wir eine Abonnementkopie von Office 365 haben, können Sie die Datei automatisch speichern, indem Sie die Datei direkt auf OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online (für Unternehmen) hochladen. Auf diese Weise synchronisieren die verschiedenen verwendeten Office-Programme jede am Dateien (in Intervallen von wenigen Sekunden), sodass Sie sich nie um Probleme sorgen müssen. Daher aktivieren wir zunächst den OneDrive-Client auf unserem PC unter Windows 10, indem wir in der unteren rechten Ecke nach seinem Symbol suchen oder im Startmenü nach dem OneDrive- Element suchen.
Wenn wir frühere Windows-Versionen haben oder einen Mac verwenden, laden wir OneDrive herunter.
Sobald der synchronisierte OneDrive-Ordner aktiviert wurde, gehen wir zum zu verwendenden Office-Programm, schreiben das Dokument ( neu ), klicken oben auf Datei -> Speichern und wählen als Pfad OneDrive -> Persönlicher Ordner aus. Die Datei wird sofort in der Cloud gespeichert und im oberen Teil des Fensters wird die Schaltfläche Automatisch speichern angezeigt.
In einem anderen Artikel die Anleitung zum Synchronisieren von Ordnern in Onedrive.
Wenn die Schaltfläche aktiv ist, müssen wir uns nicht mehr um das Speichern in Zeitintervallen kümmern, da alles mit der Cloud synchronisiert ist (offensichtlich muss eine Internetverbindung bestehen). Wenn Sie eine alte Version der Datei wiederherstellen möchten, klicken Sie einfach auf die in OneDrive oben rechts gespeicherte Schaltfläche und verwenden Sie das Menü Alle Versionen anzeigen.
Auf diese Weise können wir auch bei Problemen mit dem PC automatisch speichern und bei Bedarf wiederherstellen (wir können die Arbeit jederzeit auf einem anderen PC fortsetzen, der mit unserem Office 365-Konto konfiguriert ist).
Wenn wir Office 365 noch nicht haben, können wir uns hier für ein Serviceabonnement anmelden -> Office 365 kaufen.
Für das Basispaket ist auch eine einmonatige Testversion verfügbar, sodass Sie alle Vorteile eines Office-Abonnements bewerten können, anstatt die gesamte Suite für die Offline-Produktion zu kaufen.
2) Automatisches Speichern in Offline-Versionen von Office
Wenn wir nicht über Office 365 verfügen, sondern über eine kostenlose Verkaufsversion (mit der klassischen Lizenz mit unbestimmter Gültigkeit), ist das automatische Speichern in der Cloud nicht verfügbar, wir können jedoch das automatische Speichern für Offlinedateien jederzeit übernehmen.
In diesem Fall verwenden wir das in Office integrierte Revisionssystem, damit wir Änderungen, die wir nicht manuell speichern, in kürzeren Abständen speichern können (wir erinnern Sie daran, dass Sie nur STRG + B auf der Tastatur drücken müssen, um den erzielten Fortschritt sofort zu speichern).
Um das automatische Speichern in Einzelhandelsversionen von Office zu aktivieren, öffnen wir jedes Dokument mit Office-Programmen, klicken oben auf Datei und gehen zu Optionen -> Speicherpfad .
In diesem Fenster stellen wir sicher, dass die Erweiterung der neuesten Office-Dateien angezeigt wird (z. B. docx, xlsx usw.). Wir setzen das Häkchen unter den Punkt Alle Informationen automatisch speichern, wir legen ein 1-Minuten-Intervall fest (das Minimum, das wir festlegen können). Außerdem aktivieren wir das Element. Die neueste Version wird automatisch wiederhergestellt, wenn sie ohne Speichern geschlossen wird .
Die automatisch gespeicherten Informationen werden in dem im Feld " Autosave-Dateipfad" angegebenen Pfad gespeichert, der auch ein Ordner einer beliebigen Cloud sein kann (wenn wir OneDrive oder Google Drive synchronisiert haben, können wir die Änderungen dort anzeigen und somit eine kontinuierliche Sicherung durchführen).
Um Dateien nach einem Blackout oder einem Systemfehler wiederherzustellen, öffnen Sie Office einfach erneut und verwenden Sie das Dateiwiederherstellungstool, das aus der zuvor konfigurierten Sicherung erstellt wird. Leider speichert dieses System nur die Änderungen, die jede Minute vorgenommen werden: Wenn wir sehr schnell schreiben, kann eine fehlende Minute zum Zeitpunkt der Wiederherstellung eine Menge Dokumente in die Luft jagen.
3) Verwendung des Windows-Dateiversionsverlaufs
Wenn wir ein zusätzliches Sicherungssystem benötigen, damit wir auch Dateien wiederherstellen können, die durch Fehler, plötzliche Neustarts oder Malware beschädigt wurden, können wir uns auf das Rettungssystem namens Dateiversionsverlauf verlassen, das unter Windows 10 (aber auch auf früheren Versionen des Betriebssystems) vorhanden ist ).
Um den Dateiversionsverlauf unter Windows zu aktivieren, öffnen Sie das Startmenü unten links, suchen Sie nach Sicherungseinstellungen und öffnen Sie das erste Element, das oben angezeigt wird. Im neuen Menü legen wir ein Sicherungslaufwerk (einen USB-Stick, eine externe Festplatte oder eine beliebige Netzwerkressource) fest, indem wir auf Laufwerk hinzufügen klicken.
Nachdem wir den Sicherungspfad hinzugefügt haben, klicken wir auf Weitere Optionen, wählen im Menü Dateien sichern die Option Alle 10 Minuten aus und fügen schließlich den Sicherungsordner (in dem wir die Office-Dateien gespeichert haben) hinzu, indem wir auf die Schaltfläche Ordner hinzufügen klicken.
Das System wird automatisch alle 10 Minuten gesichert, sodass Sie immer eine Kopie unserer Office-Dokumente auf einer separaten Festplatte haben. Um mehr über die Backup-Systeme zu erfahren, laden wir Sie ein, die folgende Anleitung zu lesen.
LESEN SIE AUCH -> Sichern Sie Benutzerordner, um persönliche Daten in Windows zu speichern
