Diejenigen, die Microsoft Outlook als E-Mail- Client verwenden, können E-Mail-Nachrichten in verschiedenen Ordnern nach E-Mail- Typ, Absender oder Datum organisieren. Wenn Sie zahlreiche E-Mails erhalten, ist es wichtig, diese in verschiedenen Ordnern zu organisieren. Ebenso wichtig ist jedoch, dass diese Verteilung automatisch erfolgt, sodass Sie immer wissen, in welcher Kategorie Sie nach bestimmten Nachrichtentypen suchen müssen.
In web.mail-Diensten wie Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail und anderen können nach bestimmten Regeln automatische Filter für E-Mails erstellt werden.
Auch im Microsoft Outlook-Programm können Filter und Regeln erstellt werden, um die Organisation eingehender E-Mails in bestimmten Ordnern zu automatisieren .
Der beschriebene Prozess gilt für alle Arten von E-Mail-Regeln in Outlook.
Wenn Sie beispielsweise den Newsletter abonnieren, um Navigaweb-Artikel per E-Mail zu erhalten (über das Registrierungsformular rechts), möchten Sie möglicherweise, dass die E-Mails von " pom-heyweb " in einem bestimmten Ordner katalogisiert werden, der möglicherweise " Computernachrichten ".
1) Gehen Sie zur Registerkarte Extras und wählen Sie die Option Regeln und Warnungen .
2) Drücken Sie im Abschnitt E-Mail-Regeln die Schaltfläche Neue Regel (oder Regel ändern, wenn Sie eine vorhandene ändern ).
3) Wählen Sie im Abschnitt Organisieren die Grundvoraussetzung aus (in diesem Fall können Sie Nachrichten von einem bestimmten Benutzer in einen Ordner verschieben ).
4) Im unteren Teil des Fensters befindet sich ein Abschnitt mit dem Titel " Schritt 2 " mit dem Satz " Regel anwenden", wenn eine von ... gesendete Nachricht eintrifft .
In diesem Satz müssen Sie auf die verschiedenen blau geschriebenen Links klicken und die Optionen entsprechend Ihren Anforderungen ändern.
Klicken Sie dann auf " Benutzer " und geben Sie die E-Mail-Adressen an, die als Filter verwendet werden sollen (in unserem Beispiel die Adresse von navigaweb.net, mit der die Artikel empfangen werden).
In der Liste werden nur die Personen angezeigt, die dem Adressbuch hinzugefügt wurden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die E-Mail-Adresse zu den Kontakten hinzugefügt haben, bevor Sie sie auswählen.
Klicken Sie dann auf " Nachricht in den ausgewählten Ordner verschieben " und wählen Sie den Ordner aus, in dem sich die automatisch gefilterten E-Mails befinden.
In diesem Fall können Sie im Auswahlfenster einen neuen Ordner erstellen.
5) Klicken Sie auf Weiter und verfeinern Sie die Regel optional durch Hinzufügen weiterer Parameter.
Zum Beispiel nur Nachrichten mit bestimmten Wörtern in den Betreff aufnehmen.
6) Weiter und geben Sie alle Ausnahmen von der Regel an.
7) Geben Sie dem automatisierten Filter einen Namen und klicken Sie auf Fertig stellen .
Aber zuerst kann es zweckmäßig sein, das Kreuz auf die Option " Anwenden auf bereits vorhandene Nachrichten und auf aktive Regel" zu setzen .
Dadurch wird sichergestellt, dass neue und frühere Nachrichten, die der Regel entsprechen, in den entsprechenden Ordner verschoben werden .
Wenn Sie den Prozess verkürzen möchten und keine detailliertere Regel benötigen, können Sie dies auch schneller tun, indem Sie auf eine Nachricht im Posteingang klicken und Regel erstellen auswählen.
Dies erleichtert die Auswahl von Bedingungen und die Konfiguration eines Filters, mit dem Nachrichten automatisch in bestimmte Outlook-Ordner verschoben werden.
