Diejenigen, die mit E-Mails arbeiten, müssen möglicherweise verhindern, dass die Empfänger einer E-Mail, die an mehrere Personen gesendet wird, die Möglichkeit haben, alle weiterzuleiten oder zu beantworten, dh sie können die Nachricht nicht an andere weiterleiten oder an alle antworten die kopierten. Diese Funktionalität ist nur auf dem E-Mail-Client von Microsoft Outlook, 2003, 2007 und 2010 verfügbar.
Durch den Schutz gesendeter E-Mails können Sie verhindern, dass der Empfänger einer Nachricht diese E-Mail kopiert, druckt oder weiterleitet.
Die Gründe für die Verwendung dieser Einstellung können mit der Vertraulichkeit der in der Nachricht enthaltenen Informationen oder mit dem Wunsch zusammenhängen, zu verhindern, dass jemand auf eine Gruppen-E-Mail antwortet.
Um die Antwort auf alle zu verhindern, gibt es zwei Modi, einen mit manueller Konfiguration und einen mit einem Plugin für das Programm.
Der Schutz ist nicht absolut, sondern kann nur abschreckend wirken, da der Schutz unwirksam wäre, wenn diese geschützte E-Mail mit anderen E-Mail-Clients als Microsoft Outlook geöffnet würde.
In Organisationen und Büros, in denen E-Mails nur mit Outlook gelesen werden können, ist dieser Schutz jedoch schwieriger zu umgehen.
Die manuelle Methode zum Deaktivieren von "Allen antworten und" Weiterleiten " wird Schritt für Schritt auf einer Microsoft Outlook-Hilfeseite beschrieben .
Die Erstellung des Schutzmoduls ist sehr einfach und kann ein für alle Mal durchgeführt werden, mit der Möglichkeit, die Blockierung gemäß der E-Mail festzulegen oder nicht.
Wenn Sie möchten, können Sie stattdessen ein Plugin für Exchange und Outlook (nur 2007 und 2010) verwenden, das die Antwort an alle und die Weiterleitung einer gesendeten E-Mail deaktiviert.
Das NoReplyAll- Plugin (kostenlos) kann heruntergeladen und auf dem Computer installiert werden, auf dem E-Mail-Nachrichten gesendet werden.
Wenn Sie Outlook erneut öffnen und nach der Installation dieser Erweiterung eine neue Nachricht verfassen, sollten im oberen Menü zwei neue Schaltflächen angezeigt werden, mit denen Sie die Weiterleitungsfunktion an andere deaktivieren können.
Wenn Sie versuchen, diese E-Mail an sich selbst zu senden, geschützt durch Antwort an alle, werden Sie feststellen, dass beim erneuten Öffnen der empfangenen Nachricht die Schaltflächen zum Weiterleiten der Nachricht und zum Antworten an die Empfänger, die in die E-Mail kopieren, deaktiviert sind.
Die Antwort an den Absender bleibt natürlich möglich.
Wenn der Benutzer versucht, alle über das Schnellmenü in Outlook (das nicht deaktiviert ist) weiterzuleiten oder auf alle zu antworten, wird eine Warnung angezeigt, dass die Funktionalität nicht verfügbar ist.
Wenn der Empfänger der E-Mail nicht Microsoft Exchange oder Outlook verwendet und versucht, allen zu antworten, auch wenn diese nicht deaktiviert ist, werden die anderen Empfänger nicht automatisch kopiert und bei Bedarf manuell ausgewählt.
Als zusätzliche Funktion können Sie im Konfigurationsmenü dieses Plugins ( Extras -> Optionen ) einige Schlüsselbegriffe auflisten, um beim Senden einer Nachricht ohne Anhang Warnungen zu erhalten.
Eine effektivere Methode zum Schutz der Vertraulichkeit von E-Mails, die über Outlook gesendet werden, ist das BCCThis-Plugin, mit dem Sie private CCN-Nachrichten senden können, die an die E-Mail angehängt sind und nur für einige sichtbar sind.
