Microsoft Outlook ist das weltweit am häufigsten verwendete und bekannteste Programm zum Verwalten von E-Mails auf Ihrem Computer, selbst wenn es sich um ein Programm handelt, das in der Office-Suite enthalten ist. Outlook ist in vielen Unternehmen von entscheidender Bedeutung, nicht nur für die offensichtlichen E-Mail-Verwaltungsfunktionen, sondern auch für den Kalender, die Aufgaben und die Adressbuchfunktionen.
Für Unternehmen besteht die Bequemlichkeit darin, Outlook mit einem Exchange-Server zu verbinden, sodass jeder das gleiche Adressbuch und die gleichen Kalender verwenden kann. Dies wird zu einem hervorragenden Werkzeug für die Zusammenarbeit auf Unternehmensebene.
Für den Heimgebrauch wird Outlook hauptsächlich verwendet, um E-Mails auf Ihren PC herunterzuladen und außerhalb des Internets zu speichern. Obwohl die meisten Benutzer zu Hause sicherlich keinen Exchange-Server verwenden und wahrscheinlich nicht einmal wissen, was es ist. Eigenschaften, Outlook-Funktionen machen es zu einem leistungsstarken Aktivitätsmanagement-Tool, das auch für den persönlichen und nicht professionellen Gebrauch, zum Lesen von E-Mails, zum Verfolgen von Terminen, zum Organisieren von Adressbüchern und vielem mehr geeignet ist.
In diesem Handbuch machen wir einen kurzen und konzentrierten Kurs über die Verwendung von Microsoft Outlook (mit der neuesten Version, Outlook 2013 ), um die Hauptfunktionen zu lernen und es mit jedem E-Mail-Konto zu konfigurieren .
Jeder, der über Microsoft Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint usw.) verfügt, hat auch Outlook auf dem Computer und kann es für einen ersten Zugriff öffnen.
Als Produkt der Office-Reihe finden Sie eine vertraute Oberfläche, die der von Word ein wenig ähnelt, auch wenn sie eine ganz andere Funktion hat.
Die Standardansicht von Outlook ist der Posteingang. Oben befindet sich das Menüband, das ausgeblendet ist, um Platz auf dem Bildschirm zu sparen.
Um das Menüband schnell zu sehen und auszublenden, drücken Sie einfach die Tasten STRG - F1 .
Sie können die Leiste sperren, indem Sie auf die Reißzwecke drücken, mit der sie repariert und nicht mehr ausgeblendet wird.
Das Menüband macht es sehr einfach, die Tasten zum Aktivieren der Funktionen und Verwenden der Programmierwerkzeuge zu finden.
Die Registerkarte "Startseite" verfügt je nach Modus und Bildschirm über unterschiedliche Schaltflächen.
Auf dem Hauptbildschirm gibt es Optionen für E-Mails.
Am linken Rand von Outlook befinden sich Ordner, während sich am unteren Rand dieses Fensters die Outlook-Modi befinden: Posteingang, Kalender, Personen, Aufgaben usw.
Durch Klicken auf den Pfeil oben im Navigationsbereich wird dieser im Bereich erweitert, um die Ordnerstruktur des E-Mail-Kontos anzuzeigen.
Klicken Sie auf die drei Punkte, um auf weitere Outlook-Modi zuzugreifen: Outlook-Notizen, Ordner und Verknüpfungen.
Über die "Navigationsoptionen" können Sie die Reihenfolge ändern, in der die verschiedenen Elemente angezeigt werden, und die kompakte Navigation deaktivieren, wenn Sie einen großen Monitor verwenden.
Die Registerkarte Senden / Empfangen betrifft speziell die Posteingangsfunktionen, wird jedoch auch in anderen Modi (Kalender, Aufgaben usw.) angezeigt, auch wenn diese nicht dieselbe Funktionalität haben.
Abhängig von der Art des von Ihnen verwendeten Mail-Protokolls (IMAP oder POP) haben Sie möglicherweise die Option, nur die Nachrichtenkopfzeilen herunterzuladen, herunterzuladende Nachrichten zu markieren oder die Auswahl aufzuheben und andere Funktionen (die nur mit dem verfügbar sind) IMAP-Protokoll, immer empfohlen)
Auf der Registerkarte Ordner können Sie die Ordner in Ihrem E-Mail-Konto verwalten, neue erstellen und die Regeln für die automatische Archivierung alter E-Mails und anderer Eigenschaften auswählen.
Im Kalendermodus gibt es keine Ordner, sodass in diesem Menü Kalender kopiert oder verschoben werden können.
Die Struktur der Ordner ist wichtig, um die E-Mails zu verwalten und aufgeräumt zu halten, wichtige Nachrichten nicht zu verpassen und die E-Mails leichter zu finden.
In einem anderen Artikel haben wir gesehen, wie Regeln und E-Mail-Filter in Microsoft Outlook erstellt werden, um E-Mails in Ordnern zu organisieren .
Die Anzeigeoptionen enthalten die wesentlichen Funktionen zum Ausblenden oder Anzeigen einiger Informationen und Elemente der Outlook-Benutzeroberfläche, unter denen sich auch Erinnerungen befinden .
Im Kalendermodus können Sie die Art und Weise ändern, wie Sie die Tage sehen, mit monatlicher, wöchentlicher oder täglicher Ansicht und der Farbe.
Die Optionen in der Multifunktionsleiste ändern sich, wie oben erwähnt, je nachdem, wo Sie sich befinden.
Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, finden Sie alle Schaltflächen zum Formatieren von Text, zum Hinzufügen von Anhängen, Bildern, Beschriftungen usw.
Die Registerkarte Einfügen ist in jedem Abschnitt von Outlook vorhanden und ermöglicht es Ihnen, den Inhalt von Nachrichten, Aktivitäten und Kalenderereignissen zu ändern.
Bei E-Mail-Nachrichten gibt es eine Schaltfläche für die Optionen, in der die Auswahl des Themas, der Farben, Schriftarten und Effekte, die CCN (Carbon Copy, die zum Ausblenden der Empfänger der E-Mail verwendet wird) und die Anforderung zur Bestätigung von gefunden werden Lesen der E-Mail.
Die Registerkarte Revision enthält die Funktionen zur automatischen Rechtschreib- und Grammatikkorrektur, mit denen Sie beim Schreiben von E-Mails keine Fehler machen können.
Sie können gesendete Nachrichten auch in andere Sprachen übersetzen.
Fahren wir nun mit der Einrichtung eines E-Mail-Kontos fort, das automatisch oder manuell erfolgen kann
Wenn Sie Outlook zum ersten Mal starten, werden Sie aufgefordert, ein Konto einzurichten, das Sie auch zunächst überspringen und später hinzufügen können.
Tatsächlich können Sie Outlook ohne Konto im Kalender-, Aufgaben- und Notizenmodus verwenden.
Da es sich jedoch um ein Programm handelt, das in erster Linie für die Verwaltung von E-Mails entwickelt wurde, sollten Sie sofort ein Konto hinzufügen, indem Sie die automatische Konfiguration ausprobieren, bei der Sie nur den Benutzernamen und das Kennwort eingeben müssen, mit denen Sie auf Ihre Mailbox zugreifen.
Wenn die automatische Konfiguration nicht funktioniert (sie funktioniert sicherlich mit Hotmail- und Outlook.com-Adressen, soll aber nicht mit anderen Anbietern zusammenarbeiten), müssen Sie mit der manuellen Konfiguration fortfahren.
Um Outlook ein Konto hinzuzufügen, müssen Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Datei wechseln und die manuellen Einstellungsverfahren befolgen.
Bei der manuellen Konfiguration besteht die erste Wahl darin, ein POP- oder IMAP-Konto (oder ein Exchange-Konto, wenn Sie Outlook in einem Büro einrichten) zu verwenden.
Wir haben bereits in einem anderen Artikel die Unterschiede zwischen IMAP und POP gesehen, die synthetisch sind:
- POP oder Post Office Protocol ist das älteste Protokoll zum Herunterladen von E-Mails auf den Computer.
- Mit IMAP können Sie stattdessen die Ordnerstruktur der Webmail kopieren und die Nachrichten synchronisieren, ohne sie vom Mailserver verschwinden zu lassen. Sie können nur die Nachrichtenkopfzeilen herunterladen, ohne den Computer mit Tausenden von E-Mails und Anhängen zu füllen.
Wenn möglich, wählen Sie immer IMAP.
Informationen zum Hinzufügen eines Yahoo Mail-Kontos zu Outlook finden Sie in der Anleitung, indem Sie die Parameter entsprechend Ihrem E-Mail-Anbieter ändern.
In einem anderen Artikel habe ich auch Schritt für Schritt erklärt, wie Microsoft Outlook mit GMail so konfiguriert wird, dass E-Mails vom PC empfangen und gesendet werden.
In Outlook können Sie beliebig viele E-Mail-Konten hinzufügen und verwalten .
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten verwenden, z. B. ein persönliches und eines für die Arbeit, kann ein E-Mail-Client wie Outlook wirklich einen Unterschied machen und es Ihnen ermöglichen, Kalendertermine und -aktivitäten zu verbinden, um Ihr Leben auf eine bestimmte Weise zu verwalten abgeschlossen.
Nachdem Sie zwei Konten hinzugefügt haben, können Sie das Konto, das Sie konfigurieren möchten, aus der Dropdown-Auswahl oben auf der Seite "Kontoinformationen" auf der Registerkarte " Datei" auswählen.
In den " Kontoeinstellungen " können Sie ein neues Konto erstellen, ein bereits hinzugefügtes Konto reparieren, entfernen, Ihr Lieblingskonto festlegen und andere Einstellungen ändern.
Adressbuchverwaltung und Hinzufügen von Kontakten in Outlook
Um Ihre Adressbuchkontakte zu verwalten, öffnen Sie den Personenmodus auf der Registerkarte Startseite und fügen Sie über die Hauptoberfläche Adressen und andere Details hinzu.
Mit ziemlicher Sicherheit muss das Adressbuch jedoch von Google, Yahoo oder einem anderen von Ihnen verwendeten Konto importiert werden.
Anschließend müssen Sie die Kontakte aus diesem Adressbuch exportieren und anschließend in Outlook importieren.
Normalerweise wäre dies eine einfache Aufgabe, wenn nicht jedes Konto seine eigenen Formate verwenden würde und es zu Komplikationen kommen könnte.
Am einfachsten ist es, Ihr Adressbuch zwischen Google Mail und Outlook zu synchronisieren und Ihre Kontakte zu importieren.
Andernfalls müssen Sie vCards verwenden, wie im Handbuch zum Importieren von vCard (vcf) -Dateien in Windows-Kontakte und in Microsoft Outlook erläutert.
Weitere Informationen zu erweiterten Funktionen von Microsoft Outlook finden Sie in anderen Artikeln:
- Wenn Sie über mehrere Computer verfügen, von denen aus Sie E-Mails abrufen können, aber keinen Exchange-Server verwenden können, haben wir in einem anderen Artikel erfahren, wie Microsoft Outlook auf mehreren Computern synchronisiert wird .
- Deaktivieren Sie die Antwort auf alle und leiten Sie E-Mails an mit Outlook gesendete Nachrichten weiter
- Verzögern Sie eine E-Mail für einen geplanten Versand
- So verzögern Sie eine E-Mail für einen geplanten Versand
Wenn Sie nicht über Outlook verfügen und nach einem ähnlichen kostenlosen Programm suchen, können Sie sich die Liste der besten alternativen E-Mail-Clients an Microsoft Outlook ansehen, um E-Mails von Ihrem PC zu lesen
