Das Arbeiten und Schreiben mit Word (oder gleichwertigen Programmen wie LibreOffice Writer oder Google Docs) bedeutet, sich mit allen Problemen und Schwierigkeiten der Textformatierung zu befassen. Das Schreiben eines Dokuments auf dem Computer ist einfach, aber das Formatieren des Texts oder das Ändern der Darstellung, Absätze, Seitenumbrüche, Ränder usw. kann frustrierend werden, wenn Sie die Grundlagen nicht kennen.
Jeder hat das Problem, leere Seiten in der Mitte eines Dokuments zu sehen, die Kapitel nicht unterteilen zu können und zu sehen, dass sich der Druck von dem unterscheidet, was Sie auf dem Bildschirm sehen.
Sie können die Erstellung von Dokumenten mit Microsoft Word erheblich verbessern und Fehler so weit wie möglich begrenzen, ohne verrückt zu werden , wie die Textformatierung in Word funktioniert und welche Tools zur Steuerung verfügbar sind .
Die Anweisungen in diesem Artikel basieren auf Word 2010, sollten jedoch mit früheren und späteren Word-Versionen funktionieren, sofern nicht anders angegeben.
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1) Die drei Formatierungsstufen in Microsoft Word
Der erste Trick zum Formatieren eines Dokuments in Word besteht darin, zu verstehen, wie Word die Textformatierung interpretiert.
Der menschliche Verstand glaubt, dass ein Dokument aus Wörtern besteht, die Sätze bilden, Sätzen, die Absätze bilden, Absätzen, aus denen Seiten bestehen, und so weiter.
Für Word besteht jedes Dokument jedoch aus drei grundlegenden Ebenen:
- Abschnitte : Jedes Word-Dokument enthält einen oder mehrere Abschnitte.
- Absätze : Jeder Abschnitt enthält einen oder mehrere Absätze.
- Zeichen : Jeder Absatz hat ein oder mehrere Zeichen.
Word lässt es möglich erscheinen, die Formatierung auf ein gesamtes Dokument oder bestimmte Seiten eines Dokuments anzuwenden. In Wirklichkeit wird jedoch jede Regel immer auf eine dieser drei Ebenen und nicht auf das gesamte Dokument angewendet.
2) Siehe die versteckten Zeichen
Um zu lernen, wie Sie Text in Microsoft Word formatieren und mit Stilen arbeiten, müssen Sie immer versteckte Zeichen sichtbar halten, zumindest bis Sie so gut sind, dass Sie sie "sehen" können, auch wenn sie für das Auge nicht sichtbar sind.
Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche mit dem Symbol ¶, um die nicht druckbaren und ausgeblendeten Zeichen anzuzeigen, die die Symbole der Struktur eines Dokuments darstellen.
Das Blatt wird nun mit Punkten an den Seiten und ¶ am Ende jeder Zeile, die mit einem Punkt endet, verschmiert angezeigt.
In Word ist jede Taste, die Sie auf der Tastatur drücken, ein Zeichen, aber nur Buchstaben, Zahlen und Satzzeichen werden angezeigt.
Drücken Sie mit der Option "Versteckte Zeichen anzeigen" die Eingabetaste, die Tabulatortaste und die Leertaste, um zu verstehen, dass diese auch als nicht druckbare Zeichen interpretiert werden.
Beim Kopieren und Einfügen in Text werden diese Zeichen ebenfalls kopiert.
Es kann etwas hässlich sein, all diese seltsamen Zeichen im Text zu sehen, aber Sie müssen sich daran gewöhnen, um die Formatierung zu überprüfen.
Durch erneutes Drücken der Taste ¶ können die ausgeblendeten Zeichen jederzeit deaktiviert werden.
Sie können genau steuern, welche Zeichen angezeigt und ausgeblendet werden sollen, indem Sie auf Datei -> Optionen -> Anzeigen klicken .
Das einzige, was Sie nicht sehen, sind die Abschnittswechsel im Dokument, die nur sichtbar sind, wenn Sie zur Entwurfsansicht wechseln (Menü Ansicht -> Struktur ).
3) Überprüfen Sie die Abschnitte
Die Abschnitte steuern den gesamten Ablauf des Dokuments.
Alle Microsoft Word-Dokumente beginnen mit einem einzelnen Abschnitt, der sich ändert, wenn die folgenden Änderungen hinzugefügt werden:
- Ein manueller Abschnittswechsel wird eingefügt.
Sie können einen neuen Abschnitt manuell erstellen, indem Sie einen Abschnittswechsel einfügen (im Word-Menü Layout -> Unterbrechungen).
Es gibt zwei Arten von Abschnittsumbrüchen: Der eine bricht den Text auf der Seite und der andere schreibt immer wieder auf derselben Seite, auf der der Umbruch eingefügt wird.
In Word gibt es auch die ungeraden und geraden Seitenumbrüche.
- Die Formatierung bestimmter Seiten wird geändert.
Denken Sie daran, dass Word keine Seiten, sondern nur Abschnitte sieht.
Wenn Sie die Formatierung einer bestimmten Seite oder eines bestimmten Seitenbereichs ändern, erstellt Word einen neuen Abschnitt für diese, indem oben und unten automatisch ein Abschnittswechsel eingefügt wird.
Alle Formatierungsänderungen auf Seitenebene werden auf den gesamten Abschnitt angewendet.
Abschnitte können Sie wirklich verrückt machen, wenn Sie nicht wirklich verstehen, wie man sie verwaltet und was sie sind, insbesondere weil Sie die Entwurfsansicht verwenden müssen, um sie zu verwalten.
Ein typischer Anfängerfehler besteht darin, auf eine nachfolgende Seite zu schreiben, ohne die Seite zu unterbrechen, und mehrmals die Eingabetaste zu drücken.
4) Verwenden Sie Absätze
Absatz ist wohl das wichtigste Element eines Microsoft Word-Dokuments.
Der Erfolg beim Formatieren von Text hängt davon ab, wie er funktioniert.
Der Absatz ist eine Phrase, die mit einem Zeilenumbruch endet und dann das verwendet. und drücken Sie dann die Eingabetaste.
In Word wird ein Absatz mit dem Zeichen ¶ gekennzeichnet
Die Absatzmarke ist ein wichtiges und besonderes Zeichen, da sie uns alles über die Struktur des Textes sagt.
Wenn Sie das ¶ sehen, können Sie Fehler vermeiden, z. B. durch mehrmaliges Drücken der Eingabetaste zur nächsten Seite wechseln oder die Formatierung beim Kopieren und Einfügen verlieren.
Dies liegt daran, dass das Symbol ¶ nicht auch kopiert wird.
Um auf Word zu schreiben, ist es wichtig, diese Zeichen zu sehen und immer zu wissen, wo ein Satz endet.
5) Verwenden Sie Stile, um die Formatierung zu organisieren und anzuwenden
Ein Stil ist die Sammlung von Formatierungsinformationen, die auf ein Textstück gleichzeitig angewendet werden können.
Stile sind nützlich, um dieselbe Formatierung in einem Dokument anzuwenden.
Im Home-Menü von Word können Sie aus zwei vordefinierten Stilen auswählen, die zwei Typen haben: Absatzstile und Zeichenstile.
Schnelle Stile sind über ein Dropdown-Menü in der Hauptleiste verfügbar.
- Zu den Absatzstilen gehören Formatierungen, die auf einen gesamten Absatz angewendet werden (Tabellen, Zeilenabstände, Rahmen und Einrückungen) sowie Zeichenformatierungen (Schriftart, Größe, Farbe).
Absatzstile sind mit dem Zeichen ¶ gekennzeichnet.
- Zeichenstile enthalten nur Informationen zur Formatierung ausgewählter Zeichen innerhalb eines Absatzes.
Zeichenstile umfassen nur die Formatierung von Zeichen, Buchstaben und Zahlen.
Wenn Sie einen Zeichenstil innerhalb eines Absatzes anwenden, wird der Absatzstil überschrieben.
Sie können vorhandene Stile bearbeiten, aber es ist am besten, sie dort zu belassen, wo sie sind, und eigene zu erstellen, wenn Sie dieses Steuerelement haben möchten.
In den neuen Optionen zur Stilerstellung ist es besser, sie dem Schnellstil-Menü hinzuzufügen, aber die automatische Aktualisierungsoption nicht zu aktivieren.
Es ist besser, denselben Stil automatisch für den folgenden Absatz zu verwenden, um ein einheitliches Dokument zu erhalten.
Für Titel oder Untertitel ist es besser, verschiedene Stile zu verwenden.
Alle Grundlagen der Stile in Word werden im italienischen Office-Handbuch auf dieser Seite ausführlich erläutert .
6) Bereiten Sie zuerst das Dokument vor
Es gibt nichts Frustrierenderes, als zu versuchen, Abschnittsprobleme in Word zu lösen oder ein Problem mit den Stilen eines vorgefertigten Dokuments zu lösen.
Der beste Weg, um in Word zu schreiben, besteht darin, ohne sich Gedanken über die Formatierung zu machen. Wenn Sie fertig sind, öffnen Sie ein neues Dokument, bereiten Sie es ordnungsgemäß vor und kopieren Sie den Text vom alten in das neue, indem Sie ihn als unformatierten Text einfügen.
Ein anderer Artikel berichtet über ein Programm zum Einfügen von kopiertem Text ohne Formatierung.
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