Google Mail ist einer der erfolgreichsten von Google signierten Dienste, da praktisch jeder ein E-Mail-Konto verwendet, wenn er sich für ein neues Google-Konto anmeldet (auf dem Smartphone, auf YouTube usw.). Vor Google Mail waren Online-E-Mail-Dienste unpraktisch, sehr eingeschränkt und erforderten einen Desktop-Client wie Microsoft Outlook, um anständig arbeiten zu können. Google Mail ist stattdessen ein echter webbasierter E-Mail-Client, leistungsstark und voller Funktionen, sodass ein Handbuch mit Hunderten von Seiten erforderlich wäre! Google Mail bleibt der beliebteste Onlinedienst für E-Mails, auch wenn nicht jeder seine Möglichkeiten voll ausschöpft: Um es richtig nutzen zu können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel die besten Funktionen, die es von der Konkurrenz unterscheiden. Die Verwendung von Google Mail-E-Mails wird nach dem Lesen dieses Handbuchs niemals mehr dieselbe sein!
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Wenn wir noch kein Google Mail-Konto haben, können wir es beheben, indem wir hier ein Google-Konto eröffnen -> Neues Google-Konto .
Um Google Mail von einem Smartphone oder Tablet aus zu nutzen, können wir die spezifische App von hier herunterladen -> Google Mail ( Android ) und Google Mail ( iPhone ).
1) Forschung
Da Google Mail ein Google-Dienst ist, ist es offensichtlich, dass die Suche nach E-Mails besser sein kann als in jedem anderen Programm oder Webmail-Dienst. Auf Wunsch müssten meine E-Mails auch nicht in Ordner sortiert werden, da sie präzise und schnell gesucht werden können.
Wichtig ist, dass Sie die nützlichsten Google Mail-Operatoren für die erweiterte Suche nach E-Mails und Anhängen kennen .
Zum Beispiel können wir alle E-Mails nach Datum durchsuchen, einschließlich der E-Mails, die an diesem Tag oder in den vorherigen oder folgenden Tagen eingegangen sind. Beispielsweise können wir in die Suchleiste " after: 2018/12/25 " eingeben, um alle empfangenen E-Mails zu durchsuchen nach Weihnachten stattdessen " vor: 25.12.2018 ", um nach E-Mails zu suchen, die vor Weihnachten eingegangen sind. Wenn wir andererseits lange Zeit ungelesene Nachrichten haben, aber unter den unzähligen nachfolgenden Nachrichten "verschwunden" sind, können wir jederzeit das Menü Alle Nachrichten (Leiste auf der linken Seite) öffnen und in die Suchleiste " is: ungelesen " eingeben, um sie anzuzeigen Alle ungelesenen E-Mails, da wir das aktive Google Mail-Konto haben.
2) Verwendung von Filtern
Mit Google Mail können wir Filter verwenden, um die Verwaltung empfangener Nachrichten basierend auf dem Absender, basierend auf dem Betreff, basierend auf dem Thema usw. zu automatisieren. Jede E-Mail kann in einen Filter umgewandelt werden, indem Sie auf die drei Punkte neben Datum und Uhrzeit der E-Mail drücken und den Eintrag Filternachrichten dieses Typs verwenden . Alternativ können Sie einen Filter im laufenden Betrieb erstellen, indem Sie oben auf das Dreieck rechts in der Suchleiste klicken und die verschiedenen Felder ausfüllen.
Zusätzlich zur Schaltfläche " Suchen" können wir auch die Schaltfläche " Filter erstellen" verwenden, um alle resultierenden E-Mails auf hervorragende Weise zu filtern. Der Filter kann auch rückwirkend sein, dh für die Organisation bereits empfangener E-Mails gültig sein.
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3) Verwendung von Etiketten
Anstatt Filter zu verwenden, können Sie Etiketten als eine Art Ordner zum Organisieren Ihrer E-Mails verwenden.
Google Mail wendet bereits automatisch die richtigen Beschriftungen basierend auf seinen Algorithmen an (indem Sie beispielsweise Faceboook-Nachrichten in Social Media oder Amazon-Sendungen in Updates einfügen). Wir können jedoch die Verwaltung von Beschriftungen verbessern und neue erstellen, indem Sie auf das Symbol in Form von klicken Gang und gehe zum Menü Einstellungen -> Etiketten .
Wenn wir stattdessen ein Etikett ändern möchten, das einer bereits empfangenen E-Mail zugewiesen ist, öffnen Sie es einfach und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Etikett .
4) Verwenden Sie Google Mail mit anderen E-Mail-Konten
Mit Google Mail ist es sehr einfach, andere E-Mail-Konten zu importieren, sodass Sie Nachrichten von anderen Adressen empfangen und auch E-Mails mit diesen Adressen senden können. Um E-Mail- Konten hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf das Zahnradsymbol und gehen Sie zu Einstellungen -> Konto und Importieren . Klicken Sie dann auf Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen. Google Mail verwendet IMAP und SMTP, um E-Mails von anderen Betreibern empfangen und senden zu können. Viele davon sind selbstkonfigurierend (geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein). In anderen Fällen müssen wir die Zugriffsparameter für die manuelle Konfiguration wiederherstellen.
Um mehr zu erfahren, empfehlen wir Ihnen, den Artikel zum Importieren und Verwalten anderer E-Mail-Konten in Google Mail mit mehreren Feldern zu lesen
5) Brechen Sie das Senden einer E-Mail ab
Wie in einem anderen Artikel zu sehen ist, können Sie die Funktion aktivieren, um das Versenden einer versehentlich gesendeten E-Mail abzubrechen, sodass Sie Dummköpfe oder Missverständnisse sofort beheben können. Auf diese Weise haben wir nach dem Klicken auf die Schaltfläche E-Mail senden noch einige Sekunden Zeit, um den Vorgang abzubrechen, falls wir uns geirrt haben. Normalerweise ist die Zeit zum Umdenken auf 5 Sekunden begrenzt. Wenn Sie jedoch die Zeit zum Abbrechen einer E-Mail verlängern möchten, können Sie sie im Menü Einstellungen -> Allgemein ändern, indem Sie den Eintrag unter Senden abbrechen -> Stornierungszeitraum von ändern senden .
Wir können maximal 30 Sekunden einstellen, außerdem ist dies nicht zulässig (auch, um das Senden der E-Mail an die Google Mail-Server nicht zu stark zu verlangsamen).
6) Aktivieren Sie standardmäßig "Allen antworten"
Wenn eine neue Gruppennachricht in Google Mail eingeht, können wir sicherstellen, dass beim Klicken auf Antworten die E-Mail an alle im Empfängerfeld markierten Adressen und nicht nur an den Absender adressiert wird. Diese Option kann unter Einstellungen -> Allgemein und durch Aktivieren des Häkchens im Element Antwort auf alle Elemente aktiviert werden, das im Standardantwortverhalten vorhanden ist .
7) So senden Sie automatische Antworten, wenn wir abwesend sind
Wenn wir längere Zeit abwesend sind und möchten, dass jeder, der uns per E-Mail schreibt, über unsere Nichtverfügbarkeit informiert wird, können wir den automatischen Responder in Google Mail einrichten, der sofort eine personalisierte Nachricht an alle Absender sendet, die uns kontaktieren. Um es zu konfigurieren, klicken wir immer auf die Zahnradschaltfläche und gehen dann zu Einstellungen -> Allgemein .
Scrollen Sie auf der Seite nach unten, bis Sie den Abschnitt Auto-Responder erreichen .
Wir legen ein Start- und ein Enddatum fest (optional) und fügen einen kurzen Text in den Betreff und unsere Gründe oder Entschuldigungen für das Fehlen oder Fehlen einer Antwort ein, um jeden rechtzeitig zu benachrichtigen, der sich entscheidet, uns per E-Mail zu antworten.
Um zu vermeiden, dass E-Mails an Newsletter oder Servicemeldungen gesendet werden, können wir das Kontrollkästchen Nur an Personen in meinem Kontaktelement aktivieren aktivieren, damit nur vertrauenswürdige Personen automatisch antworten. Klicken Sie am Ende der Konfiguration auf Auto-Responder aktivieren und schließen Sie Google Mail vollständig: Wir sind bereit für die Feiertage oder eine lange Reise ohne allzu viele Gedanken!
8) Anhänge in Google Drive
Google Mail ist in den Google Drive-Clouddienst integriert, sodass die empfangenen Anhänge jederzeit im Google Cloud-Bereich gespeichert werden können, um sie auf Ihrem PC oder anderen Geräten mitzunehmen.
Dies ist sehr praktisch, um auch große Dateien zu speichern und zu senden und die Anzeige- und Bearbeitungsfunktionen von Dokumenten mit Google Text & Tabellen zu nutzen.
LESEN SIE AUCH -> In Google Mail werden Anhänge und empfangene Dateien in der Vorschau geöffnet und in Google Drive gespeichert
9) Reservierter Modus für vertrauliche E-Mails
Wie bereits erläutert, ist es möglich, geschützte E-Mails in Google Mail mit Ablauf und Kennwort zu senden.
Dank dieser Funktion können Nachrichten mit vertraulichen und vertraulichen Informationen gesendet werden, sodass nur der Empfänger sie öffnen kann und diese E-Mail nach dem ersten Lesen automatisch gelöscht wird.
10) Verwenden Sie Google Mail als vollständigen Client
Google Mail kann aufgrund einiger Besonderheiten als echter E-Mail-Client betrachtet werden:
- Sie können von überall über einen Browser oder eine App auf Google Mail zugreifen, sofern es über einen PC, ein Smartphone oder ein Tablet mit Internetzugang verfügt
- Sie können Google Mail auch offline ohne Internetverbindung öffnen
- Alle gesendeten und empfangenen Google Mail-E-Mails können auf den PC heruntergeladen werden
- Andere E-Mail-Konten können auch in Google Mail verwendet werden
- Sie können E-Mails in Google Mail deaktivieren, um sie erneut zu erhalten
- Spam-E-Mails können mit einem leistungsstarken Filter blockiert werden, der von künstlicher Intelligenz in Google Mail verwaltet wird.
- Sie können E-Mails in Google Mail archivieren, um Ihren Posteingang zurückzusetzen, ohne etwas zu löschen
- Sie können das Senden von E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt in Google Mail planen
Wenn wir also nach einer Möglichkeit suchen, Outlook bei der Verwaltung von E-Mails zu ersetzen, ist es möglicherweise an der Zeit, nur Google Mail für alle unsere E-Mail-Postfächer zu verwenden, sodass wir immer alle Arbeitsnachrichten oder persönlichen Nachrichten zur Hand haben.
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