Die Zeit vergeht, neue Kommunikationssysteme werden geboren und sterben, aber das wichtigste seit mehr als einem Jahrzehnt war immer das gleiche, E-Mails. Heutzutage unterscheiden sich jedoch auch die Dienste zum Empfangen von E-Mails zwischen modernen und innovativen Diensten, wobei die Optionen zum Organisieren von E-Mails auf verschiedene und altmodische Weise mit denen von vor zehn Jahren identisch sind, ohne dass Verbesserungen vorgenommen werden müssen.
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Google Mail, Google Mail genannt, ist mit Sicherheit der leistungsstärkste und umfassendste E-Mail-Dienst über das Internet. Für diejenigen, die Schwierigkeiten haben , eingehende E-Mails zu verwalten, werden in diesem Artikel einige wichtige Tricks aufgeführt, die Sie zur Vereinfachung der Verwaltung benötigen . von neuen E-Mails erhalten .
Es geht darum, ein automatisiertes System zum Aufräumen der E-Mails einzurichten, denn wenn Sie diese Aufgabe trotz aller Bemühungen der Hand des Benutzers überlassen, verlieren Sie unweigerlich den Krieg mit Unordnung.
Um den Google Mail-Posteingang so zu automatisieren, dass Sie sich keine Sorgen über den Verlust wichtiger E-Mails und Nachrichten machen müssen, können Sie diese 6 Tipps mithilfe der internen Funktionen der Google Mail-Website befolgen.
Dies ist ein Kompendium der vollständigen Anleitung zu Google Mail .
1) Verwenden Sie Filter und Beschriftungen, um den Empfang eingehender Nachrichten automatisch zu verwalten .
Ich hatte bereits in der Vergangenheit in einem allgemeinen Leitfaden darüber gesprochen, E-Mail-Filter für Yahoo Mail, Hotmail und andere Mail-Dienste, einschließlich Google Mail, zu erstellen.
Wenn Sie eine neue Nachricht in Ihrem Posteingang erhalten, die nicht automatisch katalogisiert wird, müssen Sie wissen, wie Filter in Google Mail erstellt werden.
Wenn Sie also alle empfangenen Nachrichten in chronologischer Reihenfolge aufgelistet haben, jedoch ohne Unterscheidung, ist es an der Zeit , Filter und Beschriftungen zu erstellen, um die E-Mails in verschiedenen Ordnern nach Absender, Betreff oder anderen Kriterien zu sortieren .
Als Beschriftungen werden Nachrichten nicht aus der allgemeinen Liste der Posteingänge verschoben, sondern einfach gefiltert und in der Gruppe unterschieden, sodass sie leichter zu finden und zu suchen sind.
Beschriftungen werden auf der linken Seite der Seite im Google Mail-Menü aufgelistet.
Wenn Sie in Ihrem Posteingang eine neue E-Mail-Nachricht erhalten, die kein Etikett enthält, öffnen oder wählen Sie sie aus und drücken Sie dann die Etikettentaste neben der Schaltfläche " Andere ", um eine neue zu erstellen.
Idealerweise sollte auf jede wiederkehrende Nachricht eine Beschriftung angewendet werden .
Beispielsweise wird eine Bezeichnung auf Facebook-Benachrichtigungen angewendet, eine andere Bezeichnung auf Navigaweb-Newsletter-E-Mails, eine andere auf Arbeitsnachrichten usw.
Nachdem Sie das neue Etikett für eine Nachricht erstellt haben, öffnen Sie die E-Mail, klicken Sie auf die Schaltfläche " Andere " und in der Dropdown-Liste, um sicherzustellen, dass alle nächsten eingehenden Beschriftungen, die der einen ähnlich sind, automatisch auf die gleiche Weise beschriftet werden Klicken Sie auf " Nachrichten dieses Typs filtern ".
Auf diese Weise wird automatisch und schnell eine Regel erstellt, mit der allen Nachrichten von derselben E-Mail-Adresse oder dem erstellten Label zugeordnet wird.
Der Filter kann geändert werden, indem ein anderes Kriterium ausgewählt wird, z. B. wenn es ein bestimmtes Wort im Betreff enthält oder wenn es es nicht enthält oder wenn die Nachricht einen Anhang enthält oder nicht.
Klicken Sie dann auf " Filter mit dieser Suche erstellen " und wählen Sie die endgültige Aktion aus, mit der tatsächlich eine bereits vorhandene oder neu ausgewählte Bezeichnung auf diese Nachrichten angewendet werden kann.
Im Filter können Sie auch mehrere gleichzeitige Aktionen aus den verfügbaren auswählen . Antworten Sie beispielsweise standardmäßig, ignorieren Sie die Nachricht, markieren Sie sie als bereits gelesen oder als wichtig.
Beispielsweise können rein informative E-Mails, die nicht geöffnet und gelesen werden müssen, ignoriert und archiviert werden, während solche von automatischen Newslettern als bereits gelesen und gekennzeichnet gekennzeichnet werden können, um sie bei Bedarf nur zu finden.
Das Erstellen einer Standardantwort für alle in Google Mail empfangenen Nachrichten eines bestimmten Typs kann der beste Schritt sein, um die Arbeitsbelastung zu verringern, wenn sie eintönig wird, oder um den Absender darüber zu informieren, dass die Nachricht empfangen wurde und bald beantwortet wird.
Nach dem Erstellen des Filters ist es wichtig, das Kreuz auf die Option Filter anwenden auch auf die entsprechenden Nachrichten zu setzen, um sicherzustellen, dass die Regel rückwirkend ist und auch für Nachrichten gilt, die bereits in der Vergangenheit empfangen wurden.
UPDATE: E-Mails in Google Mail sind jetzt in spezielle Registerkarten und Kategorien unterteilt
2) Das Senden oder Empfangen von Anhängen in Google Mail mit Skydrive, Dropbox, Box und Google Drive ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu verhindern, dass Anhänge in Google Mail zu viel Speicherplatz beanspruchen.
Darüber hinaus können Sie ohne Installation von Plugins, wie in den Nachrichten vom Dezember zu sehen, mit Google Mail angehängte Dateien mit bis zu 10 GB senden.
3) Konvertieren Sie E-Mails in Kalenderaktivitäten
Eines der interessantesten Dinge an Google Mail ist die Integration in Google Tasts und Google Kalender.
Wenn Sie eine E-Mail öffnen, können Sie durch Klicken auf das Menü Mehr oben eine Aktivität erstellen, die mit der ausgewählten Nachricht verknüpft ist .
Leider können wir die Erstellung geplanter Aktivitäten basierend auf E-Mails nicht automatisieren, aber wir können immer einen Filter erstellen und neuen eingehenden Nachrichten die Bezeichnung "mögliche Aktivitäten" geben.
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4) Unterscheiden Sie eingehende Nachrichten anhand der empfangenden E-Mail-Adresse .
Es ist wichtig zu beachten, dass der Filter in Google Mail auch verwendet werden kann, indem eingehende Nachrichten anhand der E-Mail-Adresse unterschieden werden, an die die E-Mail gesendet wurde.
Diese Art von Filter ist beispielsweise nützlich, wenn Sie Google Mail als Site verwenden, auf der Sie auch Nachrichten von anderen Postfächern empfangen können.
Noch besser ist, dass Sie diese Filteroption mit Google Mail-Aliasen verwenden können .
Für eine Google Mail-Adresse gibt es unendlich viele Aliase .
Wenn die E-Mail-Adresse beispielsweise , sind die Aliase
Beispielsweise kann es als Facebook-Adresse oder als Arbeitsadresse .
In anderen Artikeln finden Sie weitere Tricks, um Ihren Posteingang sauber und organisiert zu halten :
- Automatische Newsletter und E-Mails abbestellen
- Automatische Filter für soziale Updates, Warnungen und Newsletter
- Erweiterte Mail-Suchanleitung in Google Mail
