Wie oft mussten wir die Briefe, Etiketten oder Einladungen manuell mit jeweils unterschiedlichen Informationen ausfüllen: Grundsätzlich müssen wir die Brief- oder Etikettenvorlage auf dem gesamten Blatt (feste Daten) replizieren und jeweils mit dem ausfüllen verschiedene einzugebende Daten (flexible Daten). Dieser Vorgang kann sehr langwierig und sich wiederholend sein, aber glücklicherweise helfen uns die zum Schreiben und Verwalten von Daten verwendeten Programme beim Seriendruck, der es uns ermöglicht, flexible Daten in Modellen zu replizieren, die mit festen Daten erstellt wurden, um auf einen Schlag alle Tickets, Briefe oder Etiketten mit allen notwendigen Daten zu generieren. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie Seriendruck in Word, Excel und LibreOffice durchführen . Sie können also von Zeit zu Zeit das beste Programm auswählen, um dies auf unserem Computer zu tun.
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So führen Sie den Seriendruck durch
Wenn wir zahlreiche Ausdrucke mit festen Daten und flexiblen Daten erstellen müssen, lesen Sie einfach die folgenden Kapitel, um das Ziel zu erreichen, ohne alle Daten manuell schreiben zu müssen, was das Drucken von Briefen, Tickets, Etiketten usw. erheblich beschleunigt.So führen Sie Seriendruck mit Word und Excel durch
Um einen Seriendruck zu erstellen, schreiben wir den festen Teil unseres Dokuments in Word: Wir können Hilfe bei der Realisierung der vom Office-Programm angebotenen Modelle erhalten, um eine Basis zu haben, von der aus wir beginnen können.
Sobald das "feste" Teil fertiggestellt ist, müssen wir die Zusammenführungsdrucke auf dem Dokument angeben, dh die Teile, die mit flexiblen Daten ausgefüllt werden sollen. Klicken Sie oben im Menü " Briefe" auf " Seriendruck starten -> Seriendruck-Assistent" .
Rechts neben dem Dokument wird eine Seitenleiste geöffnet, in der wir bei der Erstellung des Seriendrucks angeleitet werden: Wir wählen die Art des Drucks aus ( Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten oder Liste ) und klicken auf Weiter . Wählen Sie Dokument verwenden aktuell oder Ändern Sie das Layout des Dokuments (das Programm generiert die zu füllenden Felder selbst), klicken Sie erneut auf Weiter und wählen Sie im nächsten Abschnitt die Option Neue Liste erstellen, um flexible Daten zu generieren.
Der Einfachheit halber können wir auch Excel verwenden, das viel besser zum Generieren von Daten für den Seriendruck geeignet ist. Nachdem wir das Word-Dokument für einen Moment angehalten haben, öffnen wir Excel und beginnen, die Daten, die für den Seriendruck verwendet werden sollen, in die verschiedenen Zeilen und Spalten einzufügen.
Zu diesem Zweck können wir auch eine einfache Tabelle erstellen, um alles so ordentlich wie möglich zu gestalten und die Aufgabe wieder in Word zu erleichtern.
Nachdem das Excel-Dokument mit den flexiblen Daten erstellt und die Tabelle gespeichert wurde, kehren wir zum Word-Dokument zurück und gehen in der Seitenleiste zum Abschnitt Datenauswahl, damit wir auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken können.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem wir lediglich das zuvor erstellte Excel-Dokument auswählen müssen. Danach werden wir vom Programm gefragt, ob wir die vorliegende Tabelle verwenden möchten oder ob wir die zu verwendenden Daten manuell auswählen möchten.
Auf diese Weise erstellen wir die Empfänger des Seriendrucks, der im dedizierten Fenster angezeigt wird.
Alles was wir tun müssen, ist die Dateneingabe zu überprüfen und schließlich auf OK zu klicken.
Zum Abschluss müssen wir in der Leiste auf der rechten Seite auf Weiter klicken und die Anordnung der von den Daten erzeugten Beschriftungen auswählen (achten Sie darauf, dass sie mit dem Teil übereinstimmen, den wir mit den flexiblen Daten füllen möchten!). Drücken Sie erneut auf Weiter und überprüfen Sie die Umschläge nacheinander, die von Word generierten Buchstaben oder Beschriftungen, die schließlich mit der Drucktaste auf dem letzten Bildschirm gedruckt werden (nachdem Sie das letzte Mal auf Weiter gedrückt haben).
Wenn wir mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, können wir auch die einzelnen Etiketten, Buchstaben oder Umschläge bearbeiten, die mit der Schaltfläche Einzelne Etiketten bearbeiten im letzten Bildschirm des Assistenten erstellt wurden.
So führen Sie den Seriendruck in LibreOffice durch
Wenn wir nicht die Möglichkeit haben, Microsoft Office auf unserem Computer zu verwenden, können wir jederzeit die kostenlose LibreOffice-Suite installieren, mit der wir den Seriendruck durchführen können (hier als serieller Druck bezeichnet).Wir öffnen das Programm LibreOffice Calc und fügen alle flexiblen Daten ein, die für den nachfolgenden Seriendruck verwendet werden sollen. Dabei achten wir darauf, sie in einer Tabelle zu bestellen.
Speichern Sie die Tabelle und öffnen Sie das Programm LibreOffice Writer. Beginnen Sie mit dem Schreiben oder Erstellen des festen Modells für den Seriendruck. Öffnen Sie dann das Menü Extras und klicken Sie auf das Element Druckassistent in Serie .
In diesem Bildschirm können Sie auswählen, ob Sie mit dem bereits geöffneten Dokument beginnen oder ein anderes Dokument oder ein aus dem Internet heruntergeladenes Modell hochladen möchten . Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, drücken wir auf Weiter, wählen aus, ob ein Brief oder eine E-Mail-Nachricht erstellt werden soll, und drücken erneut auf Weiter, um uns auf dem wichtigsten Bildschirm wiederzufinden, auf dem wir den Adressblock einfügen können.
Klicken Sie nun auf Adressliste auswählen und im neuen Fenster auf Hinzufügen, um die zuvor mit Calc erstellte Tabelle hinzuzufügen (insbesondere die zum Sortieren der Daten erstellte Pivot-Tabelle).
Sobald die flexiblen Daten geladen sind, klicken Sie auf Andere, um das Datenformat auszuwählen, und wählen Sie dann Felder kombinieren, um auszuwählen, welche Daten innerhalb des ausgewählten Formats verwendet werden sollen.
Jetzt drücken wir OK, prüfen, ob alle generierten Dokumente die von uns hochgeladenen Daten enthalten, drücken erneut auf Weiter, wählen die am besten geeignete Begrüßungsform aus, drücken erneut auf Weiter und passen das Layout der Daten im Dokument an, damit wir dies können Vorschau des Endergebnisses.
Wir kehren zum Writer-Dokument zurück, das diesmal in so viele Dokumente unterteilt ist, wie Drucke erstellt werden müssen (oben wird eine neue Symbolleiste angezeigt). Um den Druckvorgang zu starten, drücken Sie einfach auf das Symbol Zusammengesetzte Dokumente drucken.
Schlussfolgerungen
Der Seriendruck kann im Büro sehr nützlich sein, wenn wir ein einzelnes Dokument an mehrere Personen senden müssen und tatsächlich nur die Begrüßungsnachricht, die Kopfzeile und die endgültigen Begrüßungen für jedes einzelne ändern müssen. Es kann auch zu Hause sehr nützlich sein, um Hochzeitseinladungen, spezielle Einladungen oder personalisierte Tickets für jeden Gast zu erstellen: Nach den von uns dargestellten Schritten können wir Zusammenführungen sowohl mit Word als auch mit Excel (als kostenpflichtige Programme erhältlich) und LibreOffice (verfügbar) drucken frei).Wir wissen nicht, wie man Beschriftungen in Word erstellt "> Wie man Beschriftungen in Word erstellt.
Wenn wir stattdessen eine Rechnung mit Excel erstellen müssen, laden wir Sie ein, unseren Artikel So erstellen Sie eine Rechnung mit Excel von Grund auf neu, einfach und personalisiert zu lesen.
Als letzte Lesung empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf das Drucken von Visitenkarten mit Word oder LibreOffice zu werfen. Dies ist sehr nützlich, wenn wir zahlreiche Visitenkarten mit festen Daten benötigen.
